Selon Forbes, le secteur de la santé aux États-Unis perd environ 150 milliards de dollars par an en raison de rendez-vous manqués. Au-delà du fardeau financier, cela nuit à la qualité des soins prodigués aux patients. Lorsqu’un patient ne se présente pas, il perd l’occasion de recevoir des soins de qualité et les délais d’attente augmentent. Les rendez-vous manqués touchent tous les aspects d’un établissement de santé. Heureusement, les organisations peuvent éviter ces problèmes en assurant une communication efficace avec leurs patients grâce à des notifications automatisées.

Que sont les notifications automatisées?

Les notifications automatisées sont des messages envoyés automatiquement par divers canaux, notamment les SMS, la voix et le courriel. Grâce à elles, les établissements de santé peuvent rappeler aux patients leurs rendez-vous à venir afin d’éviter les absences. Un simple rappel comme : « Bonjour Jess, vous avez un rendez-vous demain à 10 h 30 à la clinique dentaire Hogwarts. Répondez 1 pour confirmer ou composez le X-XXX-XXX-XXX » fait toute la différence.

Les risques liés aux rendez-vous manqués

Maintenant que nous avons établi l’utilité des notifications automatisées, examinons certains des risques auxquels les établissements de santé sont confrontés lorsqu’un patient manque son rendez-vous sans avoir reçu de rappel.

• Coûts de personnel et d’installation plus élevés : Lorsqu’un patient ne se présente pas à un rendez-vous prévu, le créneau horaire inutilisé entraîne une sous-utilisation des ressources et un manque à gagner. De plus, le rendez-vous devra être reporté, ce qui nécessite un travail administratif supplémentaire. Le temps consacré à trouver un nouveau créneau correspondant à la disponibilité du patient pourrait être mieux utilisé pour les soins aux patients et d’autres tâches importantes. Augmentation des délais d’attente jusqu’au prochain rendez-vous disponible : La mesure du troisième prochain rendez-vous disponible (TNA) est la norme de l’industrie de la santé pour évaluer l’accès aux soins. Le TNA indique combien de temps un patient devra attendre avant d’être vu par un professionnel de la santé. Si un patient ne se présente pas, le prestataire de soins est contraint de reporter le rendez-vous, ce qui accapare des créneaux destinés à d’autres patients et augmente le TNA du prestataire. Délais d’attente plus longs pour les patients : En général, les établissements de santé surréservent les rendez-vous pour éviter les absences. Toutefois, la surréservation entraîne souvent des délais d’attente prolongés pour les patients qui cherchent à consulter un médecin. Cela génère de la frustration et, ultimement, une insatisfaction quant à la qualité du service, ce qui peut contribuer à un taux d’absentéisme plus élevé pour les rendez-vous futurs. Disponibilité limitée pour les appels manuels : Rappeler manuellement les rendez-vous aux patients fonctionne jusqu’à ce qu’un imprévu survienne et que tout le monde soit sur le pont. Dans ces moments-là, les rappels peuvent être négligés ou oubliés. Les notifications automatisées, quant à elles, rappellent aux patients leurs rendez-vous à venir, évitant ainsi au personnel de devoir consacrer du temps à des appels manuels. Dégradation des soins aux patients : Lorsqu’un patient oublie de se présenter à son rendez-vous, il doit en fixer un nouveau. Cela signifie qu’il doit attendre le prochain créneau disponible, ce qui peut prendre des jours, des semaines, voire des mois. Ce délai peut aggraver l’état du patient ou prolonger son inconfort.

Avantages des notifications automatisées

Les notifications sortantes sont essentielles pour réduire le nombre de rendez-vous manqués, mais l’automatisation de ce processus change la donne. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment les notifications sortantes automatisées peuvent améliorer les soins aux patients.

Réduction des délais d’attente

Il n’est plus nécessaire de surréserver les rendez-vous en supposant que certains patients ne se présenteront pas. La surréservation peut entraîner des salles d’attente bondées et des délais plus longs pour les patients. En revanche, rappeler aux patients leurs rendez-vous à venir permet de s’assurer que votre organisation dispose du personnel adéquat pour gérer le nombre de patients en attente. Cette approche proactive améliore l’expérience du patient en réduisant le temps d’attente pour consulter un médecin, ce qui accroît la satisfaction des patients.

Productivité accrue

En automatisant les rappels de rendez-vous, les professionnels de la santé ne sont plus tenus de contacter manuellement les patients et disposent de plus de temps pour se concentrer sur d’autres tâches importantes. Ils peuvent consacrer davantage d’attention aux soins et répondre plus efficacement aux préoccupations des patients, ce qui améliore les niveaux de productivité.

Par exemple, un système de santé provincial centralisé qui utilisait la solution iceAlert de ComputerTalk depuis un certain temps lui a trouvé une nouvelle utilité pendant la pandémie. Ils ont utilisé iceAlert pour envoyer les résultats de tests aux patients par SMS. En tirant pleinement parti de l’évolutivité et de la facilité d’utilisation d’iceAlert, ils ont pu quadrupler leur production mensuelle sans aucun temps d’arrêt. Cela a évité au personnel d’avoir à envoyer manuellement les résultats des tests de COVID à chaque citoyen, leur permettant de se concentrer sur ceux qui attendaient de se faire tester ou vacciner.

Messages cohérents

Lorsque les professionnels de la santé contactent manuellement les patients pour leur rappeler un rendez-vous, les messages peuvent parfois manquer de cohérence. Certains patients pourraient ne pas disposer de toutes les informations nécessaires pour se préparer ou recevoir des instructions pré-soins confuses. Les notifications automatisées garantissent la cohérence des messages sur toutes les plateformes et peuvent même être envoyées dans la langue maternelle du patient pour s’assurer qu’il comprenne parfaitement les prochaines étapes.

Les notifications automatisées permettent de s’assurer que tous les patients disposent des informations nécessaires pour se préparer à leur rendez-vous. Cela peut inclure l’apport de leur carte d’assurance-maladie ou de tout autre document important dont le médecin a besoin pour évaluer adéquatement le patient.

Résumé

Les établissements de santé peuvent grandement bénéficier des notifications automatisées. Elles aident à réduire le nombre de rendez-vous manqués, permettant ainsi de réaliser des économies en optimisant les horaires du personnel et en utilisant pleinement les ressources. En mettant en œuvre des notifications automatisées, les organisations peuvent se concentrer sur la prestation d’excellents soins et réduire les risques associés aux rendez-vous manqués.

Les notifications automatisées ne sont qu’une des nombreuses applications offertes aux établissements de santé pour améliorer l’expérience de leurs patients. Cliquez ici pour en savoir plus sur les autres applications dont les établissements de santé peuvent tirer parti.