Microsoft Teams a continué de gagner en popularité depuis son lancement en 2017, desservant aujourd'hui des centaines de millions d'utilisateurs dans le monde et agissant comme un centre névralgique pour la communication, la collaboration et la productivité au sein d'organisations de toutes tailles. Avec l'essor du travail hybride et à distance – et l'introduction de la collaboration assistée par l'IA – il n'y a jamais eu autant d'utilisateurs actifs sur Teams qu'aujourd'hui. Et pour cause!

Teams est une plateforme fantastique dotée d'une multitude de fonctionnalités qui rendent la collaboration simple et efficace. Cependant, de nombreuses organisations n'utilisent qu'une fraction des capacités de Teams, passant ainsi à côté d'occasions d'améliorer la productivité, de réduire la surcharge de réunions et de simplifier la communication. Assurez-vous de ne pas être l'une d'entre elles! Poursuivez votre lecture pour découvrir 10 façons d'utiliser Teams afin de tirer le meilleur parti de votre expérience utilisateur.

10 conseils d'optimisation de Microsoft Teams pour une collaboration plus intelligente

1. Effets d'arrière-plan

La fonctionnalité effets d'arrière-plan vous permet de modifier l'arrière-plan qui apparaît derrière vous lors d'un appel vidéo. Cela peut s'avérer particulièrement utile si vous participez à une réunion depuis votre domicile sans avoir eu le temps de ranger, ou si vous travaillez dans un environnement de bureau animé où un arrière-plan neutre peut aider à minimiser les distractions visuelles.

Les effets d'arrière-plan vous permettent de flouter votre environnement, de choisir parmi des images prédéfinies ou de télécharger votre propre arrière-plan personnalisé. Certaines organisations créent même des arrière-plans à leur image, intégrant leur logo ou des éléments visuels de l'entreprise, ce qui contribue à maintenir une apparence professionnelle et cohérente lors des réunions.

Teams prend également en charge une meilleure détection des contours, ce qui contribue à créer une expérience de réunion plus professionnelle et soignée.

Pour ajouter ou supprimer un arrière-plan avant un appel, accédez à Effets et avatars et sélectionnez l'onglet Effets vidéo. Pendant un appel, sélectionnez le bouton de menu déroulant à côté de la caméra et accédez à Effets et paramètres vidéo. Les deux méthodes vous donneront la possibilité de choisir parmi les arrière-plans intégrés fournis par Microsoft, de flouter l'arrière-plan actuel de votre caméra ou de télécharger vos propres arrière-plans personnalisés.

2. Suppression du bruit

Si vous avez déjà participé à un appel alors que des travaux étaient en cours, qu'il y avait une circulation dense ou tout autre bruit excessif à proximité, vous savez à quel point cela peut être distrayant pour tout le monde.

Teams inclut une suppression du bruit assistée par l'IA pour aider à garder les conversations claires pendant les réunions. Vous pouvez choisir entre Bruit de fond uniquement et Isolation vocale selon votre environnement. L'option Bruit de fond uniquement réduit les distractions courantes comme la frappe au clavier, les conversations de bureau ou les sons ambiants tout en gardant votre voix claire. L'isolation vocale va plus loin en détectant et en filtrant les autres voix à proximité pour ne se concentrer que sur la voix de l'interlocuteur, ce qui peut être particulièrement utile dans les bureaux occupés ou les espaces de travail partagés. Cela est particulièrement précieux dans les environnements hybrides où les participants peuvent se joindre aux réunions depuis divers endroits.

Pour accéder à ces paramètres, sélectionnez les trois points à côté de votre photo de profil dans votre fenêtre principale Teams et accédez à Paramètres. Sélectionnez Périphériques et trouvez Suppression du bruit. Pendant un appel, sélectionnez le bouton de menu déroulant à côté du microphone et accédez à Suppression du bruit.

3. Microsoft Whiteboard

Pour les appels de groupe importants, Teams propose un tableau blanc virtuel où les membres de l'appel peuvent prendre des notes, dessiner des diagrammes et collaborer en temps réel. Cette fonctionnalité vous permet de transposer la collaboration classique sur tableau blanc dans l'ère moderne du travail hybride et à distance.

Microsoft Whiteboard inclut désormais des modèles, des notes autocollantes, des réactions et des fonctionnalités de co-création en temps réel qui rendent les séances de remue-méninges plus structurées et interactives, ce qui est particulièrement utile pour les ateliers, les sessions de formation et les réunions de planification de projet.

Pour accéder à Microsoft Whiteboard pendant un appel, sélectionnez Plus dans la barre supérieure de la fenêtre de clavardage avec les autres boutons d'action. Accédez à Démarrer un tableau blanc et choisissez parmi les modèles intégrés de Microsoft pour commencer ou partez de zéro avec une toile vierge. Une fois créé, votre équipe peut collaborer et organiser ses pensées et ses idées efficacement lors de réunions importantes.

4. Thème sombre et thème à contraste élevé

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir régler votre application Teams sur le thème sombre. Par exemple, le thème sombre peut être plus reposant pour vos yeux dans des conditions de faible luminosité et économiser la batterie de votre appareil par rapport au thème par défaut. De même, le thème à contraste élevé peut être souhaité pour une meilleure lisibilité et accessibilité.

Les paramètres d'affichage optimisés peuvent sembler mineurs, mais de petits ajustements comme ceux-ci peuvent améliorer le confort et réduire la fatigue numérique des employés qui passent des heures en réunion chaque jour.

Vous pouvez sélectionner l'un ou l'autre de ces thèmes sous Apparence dans le menu Paramètres, accessible depuis votre fenêtre principale Microsoft Teams.

5. Enregistrement, transcription et récapitulatif intelligent

L'enregistrement et la transcription vous permettent de conserver une trace précise de ce qui a été dit lors d'une réunion. Les enregistrements fournissent un compte rendu complet de tout l'audio, de la vidéo et des partages d'écran de la réunion, et peuvent être configurés pour démarrer automatiquement dès le début de la réunion, tandis que les transcriptions convertissent automatiquement l'audio en texte. Les transcriptions sont particulièrement utiles si vous cherchez une partie précise de l'appel et souhaitez effectuer une recherche par mot-clé.

Microsoft Teams propose désormais des fonctionnalités de récapitulatif de réunion basées sur l'IA qui résument automatiquement les discussions, identifient les points à traiter et mettent en évidence les décisions clés. Cela réduit le travail administratif après la réunion et assure une meilleure responsabilisation au sein des équipes.

Pour activer l'enregistrement et la transcription pendant un appel, sélectionnez Plus dans la barre supérieure de la fenêtre de clavardage, avec les autres boutons d'action. Accédez à Enregistrer et transcrire pour lancer l'enregistrement et la transcription. À la fin de l'appel, une carte est envoyée dans le clavardage, vous permettant de consulter le récapitulatif de l'appel pour accéder aux enregistrements, aux transcriptions, aux fichiers partagés, à la liste de présence, et plus encore.

Selon les paramètres définis par votre administrateur informatique, vous pourriez également avoir l'option d'enregistrer automatiquement dès le début d'une réunion. Pour enregistrer et transcrire automatiquement dans Microsoft Teams, sélectionnez une réunion à venir dans votre calendrier Microsoft Teams. Sélectionnez Modifier et accédez à Options dans la première carte contenant les détails de la réunion pour accéder aux options de réunion. Sélectionnez Enregistrement et transcription et activez le commutateur pour Enregistrer et transcrire automatiquement.

6. Activer/désactiver la vidéo entrante

Activer la vidéo peut rendre une réunion virtuelle plus personnelle et favoriser le lien avec vos collègues. Toutefois, il existe des situations où vous pourriez préférer ne pas utiliser la vidéo.

Par exemple :

• Une connexion Internet instable peut entraîner des problèmes d'affichage vidéo et nuire à la qualité de l'appel.
• Participer à une réunion depuis un appareil mobile avec la vidéo peut consommer inutilement une grande quantité de données cellulaires.

Désactiver votre propre caméra aide, mais arrêter la vidéo entrante de vos collègues peut être encore plus efficace. Ce paramètre est particulièrement utile pour les grandes réunions où plusieurs flux vidéo peuvent saturer la bande passante ou affecter les performances de l'appareil.

Pour désactiver ou activer la vidéo entrante pendant un appel, sélectionnez Affichage dans la barre supérieure de la fenêtre de clavardage, avec les autres boutons d'action. Accédez à Plus d'options et sélectionnez Désactiver la vidéo entrante ou Activer la vidéo entrante.

7. Épingler un message

Si vous souhaitez garder des détails importants ou des rappels à portée de main pour votre équipe, vous pouvez épingler un message en haut d'une fenêtre de clavardage de groupe. Cela garantit que les membres de l'équipe verront le message à chaque fois qu'ils interagissent dans le clavardage, jusqu'à ce qu'il soit désépinglé.

Les messages épinglés sont particulièrement utiles pour partager des liens de réunion, des échéances, des mises à jour de projet ou des documents clés auxquels les équipes doivent accéder rapidement.

Pour épingler un message, survolez-le, sélectionnez les trois points, puis cliquez sur Épingler pour tout le monde ou Désépingler pour tout le monde.

8. Intégration de Microsoft 365 Copilot

L'un des ajouts récents les plus importants à Microsoft Teams est son intégration avec Microsoft 365 Copilot – un assistant basé sur l'IA qui améliore la collaboration en aidant les utilisateurs à comprendre rapidement les informations partagées lors des réunions et des conversations, et à agir en conséquence.

Copilot peut :

• Résumer de longs fils de discussion
• Rédiger des réponses
• Extraire les points à traiter des réunions
• Générer des résumés de réunion
• Mettre en évidence les décisions et les suivis

Pour les organisations confrontées à une surcharge de communication, la collaboration assistée par l'IA peut réduire considérablement le temps consacré à la révision des clavardages et des enregistrements de réunions, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur l'exécution plutôt que sur les tâches administratives.

Le clavardage Copilot dans Microsoft Teams vous permet d'interagir avec Microsoft 365 Copilot directement dans l'interface de Teams. Il agit comme un assistant conversationnel qui vous aide à trouver rapidement des informations dans vos fichiers, vos réunions et vos messages sans quitter Teams. Pour y accéder, sélectionnez Copilot dans la barre de navigation de gauche. Cela ouvrira la fenêtre de clavardage Copilot, où vous pourrez entamer une conversation en saisissant une demande ou une question, tout comme vous le feriez avec une application de messagerie.

9. Intégrations d'applications et automatisation des flux de travail

Teams s'intègre à des centaines d'applications tierces et Microsoft, notamment des systèmes CRM, des outils de gestion de projet, des plateformes de billetterie et des flux de travail d'approbation.

En connectant Teams à des outils comme Power Automate, les organisations peuvent créer des flux de travail qui déclenchent automatiquement des approbations, des notifications ou la création de tâches, réduisant ainsi les étapes manuelles et le changement constant de plateforme.

Au lieu de considérer Teams uniquement comme un outil de messagerie, voyez comment il peut servir de centre de collaboration centralisé

Pour voir toutes les applications disponibles, sélectionnez Applications dans la barre de navigation de gauche. À partir de là, vous pouvez parcourir et ajouter des intégrations qui enrichissent Teams avec des outils de productivité, de collaboration, d'analyse, et plus encore.

10. Analyse et rapports d'utilisation

De nombreuses organisations négligent les outils d'analyse intégrés de Teams disponibles dans le centre d'administration Microsoft Teams, où les administrateurs peuvent consulter des informations détaillées sur l'utilisation de Teams au sein de l'organisation.

Les rapports d'utilisation peuvent vous aider à :

• Surveiller l'adoption des fonctionnalités
• Identifier les outils sous-utilisés
• Comprendre les habitudes de réunion et de collaboration
• Optimiser la gouvernance et les autorisations

Grâce à ces informations, les équipes informatiques et opérationnelles peuvent prendre des décisions plus éclairées concernant la formation, l'activation des fonctionnalités et les politiques de gouvernance. Par exemple, elles peuvent identifier les outils de collaboration que les employés n'utilisent pas, découvrir des tendances de réunion qui nuisent à la productivité ou déterminer si certaines fonctionnalités devraient être promues à l'interne. L'examen périodique des analyses permet de s'assurer que votre environnement Teams est configuré pour favoriser la productivité plutôt que de contribuer à l'encombrement numérique.

Commencez à tirer parti de Microsoft Teams

Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses fonctionnalités et options disponibles pour adapter Teams à vos besoins. Alors que Microsoft Teams continue d'évoluer, notamment grâce aux capacités basées sur l'IA et à des intégrations plus poussées, l'examen et l'optimisation réguliers de vos paramètres peuvent améliorer considérablement la collaboration, réduire les inefficacités et rehausser l'expérience globale des employés.

Vous cherchez à intégrer votre environnement Teams au centre de contact ice? Consultez centre de contact ice pour Microsoft Teams pour découvrir comment connecter votre centre de contact aux outils de collaboration que vos employés utilisent déjà.